Auch wenn ein neuer Mitarbeiter gut in seinem Job ist, stellt der Dienstwagen oft noch eine zusätzliche Herausforderung dar. Die Bedienung ist oft nicht so, wie es der Mitarbeiter von den Fahrzeugen seiner vorherigen Stelle gewohnt ist. Hinzu kommen noch die individuellen Regeln des Betriebs. Bevor Mitarbeiter daher das erste Mal eigenständig mit dem Fahrzeug unterwegs ist, sollte daher durch einen festen Ablauf sichergestellt sein, dass alle wichtigen Fragen geklärt sind.
Tanken mit System
Der Mitarbeiter muss neben den eigentlichen Details zum Fahrzeug auch über das Tanken informiert werden. Es muss bekannt sein, wo getankt werden darf, welcher Kraftstoff in den Tank kommt und natürlich, wie die Bezahlung erfolgt. Mit einer Flottenkarte kann die Bezahlung an der Tankstelle besonders unkompliziert sein. Das Unternehmen erhält eine wöchentliche Rechnung und hat sämtliche Ausgaben für die einzelnen Fahrzeuge stets im Blick.
Die wesentlichen Regeln klären
Nicht alle Regeln ergeben sich aus der Straßenverkehrsordnung (StVO). Mit dem Betrieb müssen für die Nutzung des Fahrzeugs zusätzliche Punkte geklärt werden. Dazu gehören unter anderem die folgenden Fragen:
- Wo werden die Schlüssel zum Fahrzeug aufbewahrt?
- Darf im Fahrzeug geraucht werden?
- Darf der Wagen privat genutzt werden?
- Wie ist die Vorgehensweise bei einem Unfall?
Es ist ratsam, diese Fragen nicht nur mündlich zu klären, sondern auch schriftlich festzuhalten. So können die Fahrer zum Beispiel bei einem Schaden oder einem Verstoß gegen die Verkehrsregeln schnell nachschauen, wie sie nun vorgehen müssen.
Im Notfall muss auch die Weiterfahrt geklärt werden
Bei einer Panne oder einem Unfall sollten die Nummern von Pannenhilfe und Versicherung stets bereitliegen. Vorher haben gegebenenfalls die Sicherung der Unfallstelle, die Versorgung von Verletzten und der Notruf Vorrang. Im Anschluss werden dann Ort, Zeit, Schäden und die Daten der Beteiligten erfasst.
Bei Problemen, die die Weiterfahrt beeinträchtigen können, muss zunächst klar geklärt sein, ob das Fahrzeug aus Sicherheitsgründen stehengelassen werden sollte.
Spätere Nachfragen einkalkulieren
Manche Fragen ergeben sich erst nach einigen Fahrten. Hier ist dann wichtig, dass der Mitarbeiter weiß, an wen er sich diesbezüglich wenden kann. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es für Unternehmen wichtig, dass Angestellte sich von Beginn an wohlfühlen und wissen, dass Unklarheiten unkompliziert und ohne unnötig scharfe Kritik beseitigt werden können. So lassen sich die Mitarbeiter langfristig binden und die Fluktuation wird reduziert.
Fällt auf, dass mehrere Mitarbeiter dieselbe Frage stellen, gehört diese direkt in die Einweisung. So wird vermieden, dass ein anscheinend wichtiges Thema zu lange ungeklärt bleibt.
Den Zustand des Fahrzeugs dokumentieren
Wenn ein Fahrzeug übergeben wird, sollten sich beide Seiten alles genau anschauen. Vorhandene Schäden kommen auf eine Liste. Wenn mehrere Mitarbeiter den Wagen nutzen, ist eine regelmäßige Kontrolle sinnvoll. Es geht dabei nicht darum, für jeden Kratzer sofort einen Verantwortlichen zu suchen oder die Mitarbeiter für Schäden zu bestrafen. Viele Dinge können passieren und gehören zum normalen Risiko des Betriebs. Vielmehr geht es um den achtsamen Umgang mit dem Firmenfahrzeug.
